Personvernerklæring

1. Innledende informasjon

ADVISO vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med virksomheten. ADVISO behandler derfor opplysninger i forbindelse med:

· Rådgivning/advokatoppdrag

· Markedsføring

· Rekruttering

· Samarbeid

Denne personvernerklæringen beskriver nærmere hvilke personopplysninger ADVISO behandler, det rettslige grunnlaget for behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi lagrer personopplysninger og dine hvilke rettigheter du har i den forbindelse.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger i punkt 6.2 nedenfor.

2. Behandling av personopplysninger i forbindelse med advokatoppdrag

2.1 Personopplysninger, formål og rettslig grunnlag.

ADVISO behandler personopplysninger i tilknytning til det enkelte advokatoppdrag og i den utstrekning det er nødvendig for utføre oppdraget. Oppdraget vil også kunne omfatte behandling av sensitive personopplysninger.

ADVISO behandler følgende personopplysninger:

Kontaktopplysninger: ADVISO behandler kontaktopplysninger, som navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og stillingstittel hos våre klienter. Dette gjelder både for virksomheter og privatpersoner. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining der hensynet til å kunne gjennomføre oppdraget er avgjørende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Konfliktkontroll: ADVISO avklarer mulige konflikter før vi aksepterer oppdrag fra klienter. I den anledning innhentes og benyttes opplysninger om klienters og potensielle klienters kontaktinformasjon, i tillegg til at det innhentes og benyttes opplysninger om klientforholdets formål og tilsiktede art. Konfliktkontrollen er nødvendig for å overholde våre rettslige forpliktelser etter domstolloven og advokatforskriften (Regler for god advokatskikk), jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Hvitvasking: ADVISO foretar en undersøkelse av om saksforholdet omfattes av hvitvaskingsloven, og i den anledning innhentes det dokumentasjon som på sikker måte bekrefter klientens identitet og identiteten til eventuelle reelle rettighetshavere. Dersom klienten er en privatperson, innhentes opplysninger om navn, personnummer, fødested, kjønn og statsborgerskap. Kontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Saksdokumenter: I forbindelse med det enkelte oppdraget innhentes relevant dokumentasjon og korrespondanse. Dette kan innbefatte personopplysninger om kontaktpersoner, medarbeidere, representanter, motparter og andre personer som berøres av saken. Saksdokumenter kan også inneholde sensitive personopplysninger. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i en interesseavveining der hensynet til å kunne gjennomføre oppdraget er avgjørende, GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Ved eventuell behandling av sensitive personopplysninger er behandlingen forankret i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, der behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Advokater er pålagt en streng lovbestemt taushetsplikt som reduserer de eventuelle ulempene som behandlingen kan medføre. Sensitive personopplysninger behandles kun i den utstrekning dette er nødvendig for å utføre oppdraget.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten, hvor dokumenter og andre opplysninger innhentet i forbindelse med saken lagres. Som følge av at det kan oppstå spørsmål eller tvist hvor dokumentasjon knyttet til tidligere saker er relevant, oppbevarer vi saksdokumentene en tid etter at oppdraget er avsluttet. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining der det avgjørende er hensynet til å kunne oppfylle oppdraget og deretter møte våre klienters forventninger og behov for oppbevaring), GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav) og/eller GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter adokvatloven). Ved eventuell behandling av sensitive personopplysninger er behandlingen forankret i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav).
Kunnskapsforvaltning: Saksdokumenter er tilgjengelig for våre ansatte gjennom lagringsperioden og kan benyttes i forbindelse med interne læringsprosesser og av effektiviseringshensyn. Behandlingsgrunnlaget er en interesseavveining der vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap og formidle kunnskap til ansatte er avgjørende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Det vurderes fortløpende om saken er spesielt sensitiv og derfor ikke egner seg for kunnskapsforvaltning. Eventuelle dokumenter vil i så fall kunne anonymiseres.
Saksadministrasjon og fakturering: ADVISO lagrer opplysninger om når og hva vi har bistått våre klienter med, faktureringsmetode og betalingsopplysninger. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres også. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining der vår interesse i å fakturere for gjennomført arbeid er avgjørende), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Evaluering: I etterkant av et oppdrag kan vi benytte kontaktopplysninger for å utføre en evaluering. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å forbedre og videreutvikle våre tjenester, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Vi vil ikke behandle personopplysninger som går utover dette uten at samtykke er innhentet fra den registrerte før behandlingen startet.

2.2 Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Advokater er pålagt arkivhold og saksdokumenter skal som hovedregel oppbevares i 10 år etter avsluttet oppdrag, jf. advokatloven § 36. Oppbevaringstiden er også vurdert som nødvendig av hensyn til klientene og ADVISO sin berettigede interesse i å kunne gå tilbake i eldre saksinformasjon som kan ha betydning for pågående tvister eller sakshåndtering.

Enkelte dokumenter som for eksempel testament, fremtidsfullmakter og lignende, kan lagres i inntil 20 år. Dette gjelder også for saksdokument som etter en konkret vurdering forventes å kunne være av betydning for pågående tvister eller sakshåndtering, for eksempel langvarige kontrakter som vil kunne få betydning utover en periode på 10 år.

Personopplysninger relatert til klientforhold slettes etter 10 års inaktivitet i klientforholdet.

3. Behandling av personopplysninger i forbindelse med markedsføring

Vi behandler personopplysninger om eksisterende og potensielle kunder og samarbeidspartnere for markedsføringsformål, herunder for utsendelse av nyhetsbrev, tilbud om seminarer og vurderinger knyttet til mulig klient/samarbeidsforhold.

Opplysningene behandles med det formål å følge opp klienter og tilpasse våre markedsaktiviteter.

ADVISO behandler personopplysninger for markedsføringsformål fordi det er nødvendig på bakgrunn av følgende behandlingsgrunnlag:

Samtykke: Personopplysninger i forbindelse med markedsføringsformål kan skje på bakgrunn av samtykke, for eksempel ved at du har meldt deg på abonnement på vårt nyhetsbrev eller meldt deg på et seminar vi arrangerer, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
Berettiget interesse: ADVISO har en berettiget interesse i å følge opp eksisterende klienter med informasjon om juridiske nyheter og relevant informasjon om våre tjenester. Det sendes derfor nyhetsbrev til kontaktpersoner av våre eksisterende klienter. Videre har vi en berettiget interesse i å samle inn kontaktopplysninger om personer med en relevant rolle i virksomheter ADVISO ønsker å komme i kontakt med, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Vi lagrer personopplysninger kun så lende det er nødvendig for formålene opplysningene ble samlet inn for eller frem til samtykke trekkes tilbake. Når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene, vil de slettes. Ved abonnering på nyhetsbrev lagres e-postadressen i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.

Ved ønske om ikke å motta slik markedsføring, kan du gi oss beskjed om dette (se kontaktinformasjon ovenfor).

4. Behandling av personopplysninger i forbindelse med rekruttering

I forbindelse med rekruttering behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon og søknad til søkere og aktuelle kandidater, herunder kontaktinformasjon, opplysninger som studiested, karakterer, vitnemål, referanser, personlige egenskaper, mv.

Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkerens anmodning før det eventuelt inngås en avtale, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b, og/eller en interesseavveining der hensynet til å kunne finne riktig kandidat er avgjørende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Vi lagrer personopplysninger kun så lende det er nødvendig for formålene opplysningene ble samlet inn for. Når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene, vil de slettes.

5. Behandling av personopplysninger om samarbeidspartnere og leverandører

ADVISO behandler personopplysninger om våre samarbeidspartnere og leverandører med det formål å levere tjeneste og utvikle våre tjenester. Om kontaktpersoner i våre samarbeidspartnere og leverandører behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og faktureringsinformasjon. Dette er nødvendig for å oppfylle avtalen med samarbeidspartneren eller leverandøren, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Vi lagrer personopplysninger kun så lende det er nødvendig for formålene opplysningene ble samlet inn for. Når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene, typisk fordi samarbeidsforholdet opphører, vil de slettes.

6. Avsluttende informasjon

6.1 Behandlingsansvarlig

ADVISO, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

6.2 Kontaktinformasjon:

E-post: post@adviso.no
Telefon: +47 70 10 91 91
Postadresse: Postboks 5098, 6021 Ålesund

6.3 Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Det kan gjelde unntak og begrensninger fra rettighetene nevnt ovenfor.

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende e-post til post@adviso.no Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

6.4 Sikkerhet

ADVISO sørger for tekniske og organisatoriske tiltak som er egnet til å sørge for at behandlingen av personopplysninger skjer på en sikker måte i tråd med gjeldende lovgivning.

6.5 Deling

Advokater har lovpålagt taushetsplikt om alle opplysninger ved utøvelse av advokatvirksomheten. Vi deler derfor ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Personopplysninger kan være nødvendig å dele med:

Domstolen, motparter, rådgivere og tilsynsmyndigheter: For å kunne utføre oppdraget og overholde våre rettslige forpliktelser kan det være nødvendig å dele kontakt- og saksopplysninger med domstolen, motparter, andre rådgivere og tilsynsmyndigheter.
Våre dataleverandører: ADVISO benytter leverandører for IT-systemer og andre administrative tjenester som behandler personopplysninger på vegne av oss. ADVISO inngår i så fall databehandleravtale med leverandøren for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold.
Andre aktører: ADVISO deler ikke personopplysninger med andre aktører med mindre klienten samtykker til det, eller det er påkrevd i lov.

6.6 Cookies

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvern ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

6.7 Spørsmål og klager

For ytterligere spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger kan du kontakte oss på post@adviso.no

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

6.8 Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.