Åpenhetsloven gjelder fra i dag. Vi er klar - er du?
Åpenhetsloven gjelder fra 1. juli i år. Dette betyr at 9000 norske selskaper må kartlegge, bekjempe og rapportere på menneskerettighetsbrudd og arbeidsforhold i leverandørkjeden. Har ditt selskap verktøyene som trengs?
De nye reglene gjelder for alle selskap som oppfyller to av tre kriterier; salgsinntekt over 70 millioner, balansesum over 35 millioner og ansatte tilsvarende 50 årsverk. For konsern er det nok at mor- og datterselskaper sett under ett oppfyller kravene. Loven gjelder i tillegg for alle allmennaksjeselskap og børsnoterte selskap.
Disse selskapene skal gjennomføre såkalte aktsomhetsvurderinger. Dette betyr i praksis at de skal kartlegge leverandørkjeden sin og identifisere brudd eller risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Der det oppdages brudd eller risiko for brudd skal selskapene forsøke å stanse forholdet eller forebygge risikoen. Hvert år skal selskapene rapportere på arbeidet. De må også være klare til å svare på spørsmål om arbeidet fra presse, organisasjoner og privatpersoner. Vil du vite mer om pliktene i loven, har vi tidligere skrevet om dette her.
Når slike nye krav kommer, kan det være vanskelig å vite hvor man skal starte. ADVISO har allerede bistått flere selskaper i å tilpasse gjeldende styringsverktøy og utarbeide nye rutiner, kontrakter og maler som skal hjelpe selskaper i å utføre den jobben åpenhetsloven krever. ADVISO har blant annet bistått HAV Group ASA, notert på Euronext Growth Oslo, hvor konsernjurist Daniel Kopperstad forteller følgende om arbeidet:
«ADVISO har på en praktisk og effektiv måte bistått oss med å tilpasse gjeldende styringsverktøy og utarbeide nye rutiner, retningslinjer og maler som skal gjøre oss enda bedre rustet til å utføre den jobben som åpenhetsloven krever.»
Dersom du lurer på hva selskapet ditt bør gjøre for å forberede seg på de nye lovkravene, har vi følgende oppfordringer:
1. Bli kjent med lovkravene og hva de betyr for deres bedrift
Åpenhetsloven er ment å være noe mer enn bare en ny rute selskaper må sjekke av. For å følge lovens krav er det derfor nødvendig at de personene i selskapet som skal gjennomføre aktsomhetsvurderingene, er kjent med hva loven innebærer slik at de best kan følge opp loven på egenhånd.
2. Utarbeid rutiner for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og rapportering
Loven legger opp til at selskapene må kartlegge hele leverandørkjeden. Dette innebærer at selskapene bør ha retningslinjer og rutiner for hvordan kunnskap skal innhentes, kategoriseres og følges opp. Selskapet bør ha et system for å prioritere de leverandørene hvor det er størst risiko for brudd med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Hvor det oppdages kritikkverdige forhold, må det også finnes rutiner for hvordan disse skal følges opp.
3. Sørg for at dere har verktøy for å innhente nødvendig informasjon fra underleverandører
Loven forutsetter at selskaper kan skaffe seg informasjon om leverandørkjeden. For å ha muligheten til dette er det viktig at selskapet gjennom kontrakter med leverandøren har rett på informasjon om disse forholdene. For å hente inn informasjon kan det også være lurt med spørreskjemaer som kan gi selskapet overordnet informasjon om situasjonen hos en leverandør.
4. Forankre de nye kravene i bedriften og leverandørkjeden
En viktig forutsetning for at åpenhetsloven fungerer som den skal, er at rutiner og retningslinjer er forankret internt i bedriften. Vi anbefaler derfor at det gjøres vedtak på styrenivå, og at rutiner og retningslinjer kommuniseres til de som arbeider med leverandører til vanlig. Det er også nødvendig å kommunisere de forsterkede kravene til leverandører, eksempelvis ved oppdatering av etiske retningslinjer for leverandører. Som en del av dette bør selskapet ha mulighet til å kreve tiltak i leverandørkjeden dersom det oppdages kritikkverdige forhold. Der det blir nødvendig, er det også viktig at selskapet har mulighet til å gå fra kontrakten.
5. Forbered dere på henvendelser om innsyn
Åpenhetsloven innebærer at enhver kan kreve innsyn i opplysninger om selskapets håndtering av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Slike spørsmål vil ofte rettes mot andre enn de som arbeider med aktsomhetsvurderingene. Selskapet må derfor ha rutiner for hvem som skal svare ut slike henvendelser, når henvendelser kan avslås og hvilke frister som må overholdes.
Ønsker ditt selskap hjelp med å gjennomføre åpenhetslovens krav internt? ADVISO kan bistå både med rådgivning og utforming av retningslinjer, etiske retningslinjer, kontrakter ol.
Publisert
Vær oppdatert på hva som skjer innenfor forretningsjus:
Vi sender ut nyhetsbrev når det skjer noe vi mener det er verdt å få med seg.
Meld deg på vårt nyhetsbrev.
Artiklene blir også lagt ut på vår Linkedin-side og Facebook-side hvis du heller vil følge oss der.