Nedbemanning – Fremgangsmåte og saksbehandling ved utvelgelse av overtallige ansatte

Nedbemanning og utvelgelse av arbeidstakere som skal sies opp, er et stadig mer aktuelt tema. Dårlige tider i oljesektoren påvirker tjenesteytende virksomheter og støttefunksjoner, og vi ser konsekvensene av dette i form av stadig flere nedbemanninger. Vi ser dessuten at omorganisering/omstrukturering har blitt en del av arbeidslivet generelt.

Arbeidsmiljøloven og rettspraksis stiller strenge krav til fremgangsmåten ved nedbemanning, blant annet til at grunnlaget for nedbemanningen og utvelgelsen av overtallige medarbeidere er velfundert og saklig.
Ofte vil det være enkelt for en virksomhet å fastslå og dokumentere et saklig behov nedbemanning, både overfor en domstol og de ansatte. Betydelig mer vanskelig er utvelgelsen av de overtallige ansatte. Foruten å måtte oppfylle kravet til saklighet i hver enkelt oppsigelse, er det ikke til unngå at oppsigelse vil være en belastning for arbeidstakeren og kanskje vanskelig for arbeidstakeren å svelge.
Erfaringsmessig er saksbehandlingsprosessen rundt hvilke kriterier og vurderinger som er lagt til grunn i utvelgelsen av overtallige ansatte, alfa omega i for en saklig nedbemanningsprosess. Både med hensyn til de ansatte selv og dersom enkeltsaker skulle komme på spissen. Det er derfor viktig å sikre en slik grundig og velfundert prosess gjennom god dokumentasjon, selv om loven ikke har konkretiserte regler om dette.

1. Generelt om grunnlaget for nedbemanning og utvelgelsen

Med tanke på at prosessen og utvelgelsen av de overtallige ansatte skal være mest mulig saklig og etterprøvbar, anbefales at nedbemanningsprosessen følger en slik saksbehandling:
  1. Gjennomgang av nåværende organisasjon (organisasjonskart) – hvor ligger overkapasiteten/hvor kan stillinger fjernes/reduseres/endres?
  2. Beskrivelse av "ny" organisasjon (organisasjonskart) med tilhørende stillings- og funksjonsbeskrivelse
  3. Foreløpige kompetansevurderinger – vurdering av kompetanse, herunder formell kompetanse, yrkeserfaring mv. samt personlige egenskaper, og ansiennitet hos de berørte arbeidstakerne.
  4. Innplassering av medarbeidere i ny organisasjon
  5. Vurdering av om det finnes passende stilling i virksomheten for de øvrige ansatte
  6. Prosessen knyttet til endringsoppsigelse/oppsigelse av de overtallige ansatte

2. Nærmere om utvelgelsen

2.1 Hva skal du vektlegge og hvem skal vurderes mot hverandre ved innplassering i den "nye" organisasjonen?

Hvilke kriterier som anses som saklige å vektlegge i utvelgelsen, sier ikke arbeidsmiljøloven noe om. I praksis er det tre hovedgrupper av kriterier som anses som relevante og saklige; arbeidstakers kompetanse, ansiennitet og særlige sosiale forhold (såkalte utvelgelseskriterier).
Rettspraksis viser at det legges stor vekt på dokumentasjon for at arbeidsgiver forut for oppsigelser har definert klare og saklige utvelgelseskriterier, og at disse er fulgt konsekvent.

2.2 Utgangspunkt: Kompetansevurdering

Ved innplassering i ny organisasjon er det selvsagt ofte i arbeidsgivers interesse at det er de mest kompetente medarbeiderne som blir vurdert opp mot funksjonsbeskrivelsene og innplassert.
Det er da en forutsetning at det før utvelgelsen er gjort en grundig vurdering av og dokumentert hvilken kompetanse de ulike medarbeiderne har, herunder formal kompetanse, yrkeserfaring og personlige egenskaper.
Jo bedre dokumentasjon som ligger til grunn for utvelgelsen, jo sterkere vil utvelgelsen stå dersom en enkeltsak skulle komme på spissen for en domstol.

2.3 Ansiennitet

Arbeidsgiver står som utgangspunktet fritt til å velge andre kriterier enn ansiennitet, for eksempel kompetanse som grunnlag for utvelgelsen.
Dette utgangspunkt kan imidlertid være begrenset gjennom tariffavtale. I praksis er det imidlertid avklart at disse tariffavtalebestemmelsene skal tolkes slik at man bare har plikt til å legge vekt på ansiennitet under ellers like vilkår. Jo større ansiennitetsforskjell det er mellom to medarbeidere, jo større vekt må dette tillegges der arbeidsgiver er i tvil om kompetansevurderingen.

2.4 Sosiale forhold

Før endeling innplassering skjer, skal arbeidsgiver også ha vurdert om det foreligger særlige sosiale forhold som gjør at en medarbeider som ut fra kompetanse og ansiennitet ikke nådde opp, likevel skal tilbys fortsatt stilling på bekostning av den som foreløpig har vært innplassert. Særlige forhold kan være høy alder, særskilte helseforhold mv. Det er likevel ikke slik at alle sosiale forhold skal tillegges vekt, ettersom en oppsigelse normalt vil oppleves som en belastning for alle som blir berørt.

3. Prosessen videre

Etter at de ansatte er vurdert opp mot kompetanse, ansiennitet og sosiale forhold foreligger en endelig liste som viser hvem som er overtallige. Etter dette kommer man over i prosessens to siste hovedsteg med krav om å vurdere om det foreligger annen passende stilling for overtallige i virksomheten og prosessen knyttet til beslutning om oppsigelse. Ifølge arbeidsmiljøloven § 15-7 vil ikke oppsigelse som skyldes driftsinnskrenkning være saklig dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby i virksomheten. Når det gjelder prosessen knyttet til oppsigelse, må også denne følge lovens bestemte formkrav med hensyn til en ryddig og velfundert nedbemanningsprosess.
Vi bistår gjerne med vurderinger og rådgivning i nedbemanningsprosesser.

Publisert

Innholdet i denne artikkelen er skrevet av:

Vær oppdatert på hva som skjer innenfor forretningsjus:

Vi sender ut nyhetsbrev når det skjer noe vi mener det er verdt å få med seg.
Meld deg på vårt nyhetsbrev.

Artiklene blir også lagt ut på vår Linkedin-side og Facebook-side hvis du heller vil følge oss der.