Kundens Code of Conduct blir stadig viktigere

Såkalte «Code of Conduct» eller «etiske retningslinjer» har blitt en vanlig del av avtaleinngåelser. Reguleringene har gjerne omfattet forhold som regnes som rene selvfølgeligheter for de fleste norske selskap; som at leverandøren må følge grunnleggende menneskerettigheter og unngå korrupsjon. Vi erfarer imidlertid at omfanget i reguleringene nå økes, og følgelig bør selskap i større grad sette seg inn i hva de forplikter seg til.

Bakgrunn for utviklingen og typiske krav

De senere år har det kommet en rekke nye lovkrav, som skjerper selskapers forpliktelser på bærekraftfeltet. Kravene er ikke nødvendigvis like for store og små selskap, og dette gjør at større selskap i noen tilfeller må videreføre krav til sine underleverandører.  Dette gjelder for eksempel åpenhetsloven, som stiller krav om at selskap undersøker sosiale forhold i sine leverandørkjeder. Selv om nærmeste leverandør ikke selv er omfattet av åpenhetsloven, kan kunden pålegge leverandøren å foreta undersøkelser eller videreføre krav til sine underleverandører.

Tilsvarende innebærer fremveksten av ulike sertifiseringsordninger innenfor klima, miljø og sosial bærekraft at en rekke ulike selskap stiller strengere krav til leverandørene på dette feltet, enn det som følger av norsk lovgivning. Eksempler på slike sertifiseringsordninger er BREEAM, Svanemerket, MSC, ASC og Fairtrade. Flere bedrifter har også satt klare interne mål knyttet til klima og miljø. Selskapene må da som oftest stille krav nedover i egen leverandørkjede. 

Typiske krav som har dukket opp de senere årene, er krav om jevnlig rapportering på visse forhold. Dette kan være statusrapporter på sosiale forhold, men også krav om utarbeidelse og rapportering av klimaregnskap. Enkelte retningslinjer kan inneholde spesifikke krav til håndtering av avfall eller oppfyllelse av bestemte standarder. 

Konsekvenser ved brudd

Et brudd på Code of Conduct vil som oftest være et avtalebrudd. Det innebærer at kunden kan kreve alminnelige misligholdsbeføyelser, slik som erstatning. I noen tilfeller vil det også være regulert inn særlige misligholdsbeføyelser for brudd på Code of Conduct, eksempelvis dagmulkt frem til forholdet rettes eller erstatning til skadelidende av bruddet. Grove brudd kan gi grunnlag for heving av hele avtalen.

Hvordan bør selskap jobbe med slike reguleringer

Code of Conduct kommer ofte opp sent i forhandlinger eller som del av revideringer. Sammenholdt med at kravene presenteres som selvfølgeligheter eller som uttrykk for sertifiseringskrav, kan dette gjøre det svært vanskelig å forhandle på retningslinjene.

Vi anbefaler å avklare tidlig i forhandlingene om kunden har særlige krav til klima, miljø eller sosial bærekraft. I den grad slike krav finnes, anbefaler vi også å avklare bakgrunnen for disse kravene og hvilke forventninger kunden har til leverandøren på dette feltet. På denne måten unngår en misforståelser, og en kan også få bedre forståelse av hvilke krav som er en forutsetning for avtaleinngåelse.

Mange selskap forbeholder seg å gjøre endringer i Code of Conduct i løpet av avtaleforholdet. I slike tilfeller kan en leverandør risikere å bli automatisk bundet av nye revisjoner. Dersom de nye retningslinjene inneholder krav leverandøren per i dag ikke klarer å oppfylle, er det viktig å avklare dette med kunden. Fastholdes kravet kan det likevel være mulig å få på plass en midlertidig avtale frem til leverandøren kan oppfylle kravet. 

Innholdet i denne artikkelen er skrevet av:

Karina Kviebakk Mauren

LinkedIn