Innovative anskaffelser

Innovasjon og innovative anskaffelser – hva er dette?

Innovasjon betyr fornyelse eller nyskapning, herunder utvikling av nye produkter, tjenester eller produksjonsprosesser. Forenklet sagt er innovasjon noe som både er nytt og kan nyttiggjøres. 

I økonomisk forstand handler innovasjoner om gjennomføring av noe som er nytt med sikte på økonomisk verdiskaping. Det er med andre ord ikke nok å ha tenkt ut noe nytt – det må også gjennomføres i praksis. 

I forskrift om offentlige anskaffelser § 4-5 er innovasjon definert som: 

«Innføring av en ny eller betydelig forbedret vare, tjeneste eller prosess, inkludert produksjons-, bygge- eller anleggsprosesser, en ny markedsføringsmetode eller en ny organisasjonsmetode innen forretningspraksis, arbeidsplassorganisering eller eksterne relasjoner.»

Innovative anskaffelser er en metode å gjennomføre anskaffelsesprosessen på, slik at resultatet av anskaffelsen muliggjør eller resulterer i innovasjon. Både hvordan en gjennomfører anskaffelsen og hva som blir kjøpt inn, har betydning for om anskaffelsen er å anse som innovativ. 

I en innovativ anskaffelse formidler oppdragsgiver sitt behov til markedet før anskaffelsen, og overlater til leverandørene å foreslå den beste løsningen. Denne fremgangsmåten er i motsetning til en «tradisjonell» anskaffelse, der en først lager en detaljert kravspesifikasjon, for deretter å sende denne til leverandørene i markedet.

Et godt tips både for oppdragiver og leverandører i forkant av en innovativ anskaffelse, er å ha et bevisst forhold til hva en legger i innovasjon i anskaffelsesprosessen. 

Formålet med innovative anskaffelser

Gjennom offentlige anskaffelser kan offentlig sektor være med på å stimulere til utviklingsorienterte og nyskapende løsninger. Innovative anskaffelser i seg selv handler ikke om å hver gang skulle komme frem til en ny og bedre løsning, men også om å kunne benytte seg av de nyskapende og innovative løsningene som allerede eksisterer i markedet. 

Når vil det være aktuelt å ta i bruk innovative anskaffelser? 

De klare eksemplene på når innovative anskaffelser er aktuelt, er når oppdragsgiver har behov for nye og fremtidsrettede løsninger. Dette kan være både ved nye eller kjente utfordringer, som en ønsker å løse på en effektiv og rasjonell måte. Utfordringene kan gjelde mange aspekter som ønskes forbedret; Brukervennlighet, effektivitet, kvalitet eller å skape nye miljøvennlige løsninger. 

En innovativ anskaffelse kan kreve noe mer av oppdragsgiver enn andre anskaffelser, men sluttproduktet vil i de fleste tilfeller gi en gevinst som veier opp for dette ekstraarbeidet. 

Fremgangsmåte

Det er også viktig å være klar over at innovative anskaffelser ikke er en spesiell eller ny type anskaffelsesprosedyre (med unntak av innovasjonspartnerskap). En benytter seg av prosedyrene som regelverket åpner for. Det avgjørende er hvordan en benytter seg av handlingsrommet i regelverket. 

En innovativ anskaffelse starter med god planlegging og behovsvurdering. Gjennom åpen dialog med leverandørmarkedet i en tidlig fase, vil oppdragsgiver få kunnskap om hvilke løsninger som allerede eksisterer, og hvilke løsninger det vil være aktuelt å utvikle i samarbeid med markedet. Videre er det viktig å stille ytelses- og funksjonskrav som beskriver hva en ønsker å anskaffe en løsning for, fremfor å peke på løsningen eller produktet. 

Prosessen kan deles inn i fire steg:

1. først beskrives oppgaven som skal løses, 
2. deretter beskrives behovet som skal dekkes,
3. oppdragsgiver inviterer leverandører til dialog, og 
4. til sist gjennomføres det enten en innovasjonsvennlig anskaffelse, eller det «anskaffes innovasjon.» 

For innovasjonsvennlige anskaffelser vil en kunne benytte seg av de vanlige, mer enkle anskaffelsesprosedyrene som for eksempel åpen og begrenset anbudskonkurranse. For de tilfellene hvor en vil «anskaffe innovasjon», vil konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog eller innovasjonspartnerskap være aktuelle prosedyrer. 

Dette kan eksemplifiseres ved en anskaffelse av rammeavtale for pasientvarslingsanlegg. Løsningen som ble etterspurt skulle dekke et behov for helhetlig velferdsteknologisk løsning, og skulle dermed blant annet enkelt kunne håndteres både av brukere og ansatte, samt kunne integreres med pasientjournalsystem og bygningsteknologiske løsninger. Dette ble gjennomført av Ålesund kommune, i samarbeid med flere omkringliggende kommuner, ved å benytte prosedyren konkurranse med forhandlinger. 

Innovasjonspartnerskap

En spesiell og fremdeles relativt ny prosedyre er såkalt «Innovasjonspartnerskap», se anskaffelsesforskriften § 13-1 tredje ledd og § 26-8.  Denne ble innført ved revisjonen av anskaffelsesregelverket, som trådte i kraft 1. januar 2017. Prosedyren kan populistisk sagt sammenlignes med offentlig finansiering av nye oppfinnelser. 

Ut fra anskaffelsesforskriftens definisjon av «innovasjon», som nevnt over, kan ikke innovasjonspartnerskap benyttes til å kjøpe produkter, tjenester eller prosesser som allerede eksisterer i markedet. Innovasjonspartnerskap skal resultere i en ny løsning. Det er et vilkår for å bruke prosedyren at det som skapes gjennom anskaffelsen er nytt eller betydelig forbedret. 

Et eksempel på et pågående innovasjonspartnerskap, er Helse Bergen HFs anskaffelse av en løsning som sikrer identifisering og sporing av kirurgiske enkeltinstrumenter i dets reise mellom sterilsentral og operasjonssaler forskjellige steder på sykehuset. Oppdragsgiver ønsker å vite hvor utstyret er, hvor det har vært og hvor det skal. En slik løsning eksisterte ikke i markedet, og innovasjonspartnerskap er derfor en lovlig prosedyre.   

Oppsummering

Innovative anskaffelser kan altså gjennomføres for de anskaffelser hvor oppdragsgiver har et utviklingsbehov, eller en utfordring som ønskes løst. I hovedsak kan innovative anskaffelser gjøres gjennom de veletablerte anskaffelsesprosedyrer. Det handler om å være klar over handlingsrommet regelverket åpner opp for, og hvordan en benytter seg av dette. I tillegg kan den relativt nye prosedyren innovasjonspartnerskap benyttes. Det blir spennende å følge med i hvor stor grad oppdragsgivere tar i bruk denne metoden fremover.

Innholdet i denne artikkelen er skrevet av:

Silje Bruun Teigen

LinkedIn