Gebyr for ulovlig videresending av e-post

Datatilsynet krever kr. 200 000 i gebyr fra Cyberbook AS for ulovlig automatisk videresending av e-posten til en tidligere ansatt.

Det følger av forskrift om innsyn i e-post at arbeidstakers e-post skal avsluttes og slettes når arbeidsforholdet opphører. Hvis det foreligger særskilte behov, kan e-posten holdes åpen i en kort periode etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Dette forstås slik at det kan legges inn en fraværsmelding i en kort periode, og at det opplyses om at vedkommende har sluttet og hvem som er ny kontaktperson. 

Innsyn i (tidligere) arbeidstakers e-post, herunder automatisk videresending av e-post er ikke tillatt, med mindre det er nødvendig for å ivareta driften av virksomheten eller andre berettigede interesse, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av elektronisk lagret materiale medfører grovt brudd på arbeidstakers plikter. Dersom arbeidsgiver mener at et av disse vilkårene er oppfylt, stiller forskriften strenge krav til fremgangsmåten for innsynet, herunder skal gi arbeidstaker varsel hvor det skal gis begrunnelse for innsynet og informasjon om arbeidstakers rettigheter.  

I det konkrete tilfellet for datatilsynet foregikk det videresending av e-post fra den tidligere arbeidstakeren, uten at arbeidsgiver hadde informert ham om dette. Datatilsynet har konkludert at det foreligger brudd på forskriften om innsyn i e-post, i tillegg til at det foreligger brudd på personvernordningens krav til rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger, informasjon til den registrerte, plikten til å vurdere protester fra arbeidstakere og reglene om sletting av personopplysninger.  

På denne bakgrunn har Datatilsynet vedtatt at virksomheten må etablere skriftlige rutiner for innsyn i e-post til ansatte og tidligere ansatte, sammen med et pålegg om å betale kr. 200 000 i gebyr for den ulovlige videresendingen av e-post. 

Saken er en påminnelse til virksomheter om viktigheten av å ha skriftlige rutiner for innsyn i e-post, som er kjent og tilgjengelig for de ansatte i virksomheten. 

Vi i ADVISO arbeider jevnlig med personvernrettslige problemstillinger. Ta gjerne kontakt med våre advokater hvis du har spørsmål eller din virksomhet ønsker bistand.