10 myter om offentlige anskaffelser

På ADVISO sitt frokostseminar den 22. mai «Sunnmøre på vinnersporet igjen», stilte vi spørsmålet: Hvordan kan offentlige anskaffelser påvirke verdiskapingen i næringslivet på Sunnmøre?

I presentasjonen adresserte vi ti utbredte misforståelser – eller myter – om offentlige anskaffelser, med mål om å oppklare fordommer som finnes i leverandørmarkedet, og for å gi et dytt i retning av å se på muligheter for potensiell gevinst fremfor utfordringer og en rigid struktur. 

Fikk du ikke deltatt på seminaret? Fortvil ikke, vi drar deg kortfattet gjennom mytene i dette innlegget.

Markedspotensial

Før vi går inn på mytene gir vi deg et innblikk i markedspotensialet vi her snakker om. Norsk offentlig sektor kjøper varer og tjenester, samt bygge- og anleggsarbeid for over 740 milliarder kroner hvert år. Dette tilsvarer 15 % av BNP, noe som understreker betydningen av offentlige anskaffelser i hverdagen, så vel som i næringslivet.

Regelverkets grunnprinsipper

Anskaffelsesregelverket kan virke komplisert, men med noen grunnpilarer i sekken kan man navigere seg rimelig greit gjennom. Regelverket oppsummerer seg selv godt i fem grunnleggende prinsipper: Konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. 

Regelverket sikrer rettferdige anskaffelsesprosesser som står i forhold til kjøpets art og omfang. Litt enkelt sagt er regelverket bygget opp slik at jo dyrere innkjøpet er, jo strengere krav stilles til gjennomføringen av anskaffelsen. Regelverket er ikke særnorsk, det er delvis innført for å imøtekomme våre forpliktelser i EØS-avtalen. Dermed setter også regelverket norske innkjøp i en større kontekst.

Myte 1: Det offentlige kan ikke velge lokale leverandører fordi dette er diskriminerende

Aktørene som deltok på seminaret representerer i all hovedsak lokalt næringsliv, og den første myten gikk derfor ut på at det er diskriminerende å velge lokale leverandører. Dette er også nasjonalt høyt oppe på dagsorden, og er et eget punkt i anskaffelsesutvalgets NOU (NOU 2024: 9), fremlagt 16. mai 2024.  

For, rettslig er utgangspunktet likebehandling, noe som stenger for at oppdragsgivere kan øremerke kontrakter til lokale leverandører. Politisk er det likevel bred enighet om at det ut fra distrikts- og beredskapshensyn, samt ønske om innovasjon og grønn omstilling skal legges til rette for SMB-markedet. 

I den praktiske prosessen er det et tydelig handlingsrom. Offentlige innkjøpere kan dele opp større kontrakter i delkontrakter, de kan utforme egnede krav og tildelingskriterier tilknyttet eksempelvis responstid, mulighet til å handle i fysisk butikk, stedlig kundeservice, og kunnskap om lokale forhold. I tillegg vil klimaavtrykket ofte være lavere ved geografisk nærhet, for eksempel som følge av kortere transportetapper. 

Myte 2: Det offentlige og private kan ikke snakke sammen 

Det er en utbredt myte at det er risikabelt for leverandører å snakke med oppdragsgivere i offentlige anskaffelsesprosesser. Leverandører frykter blant annet at forretningshemmeligheter kan havne på avveie, at de kan få tilbudet sitt avvist, at det kan slå feil ut i evalueringsprosessen, samt at de kan gi en motpart et konkurransefortrinn ved å røpe for mye, for å nevne noe. Og i noen få tilfeller stemmer alt dette, men fordelene av å snakke sammen vil i de fleste tilfeller oppveie for disse farene. Som i andre salgsprosesser er dialog mellom partene helt avgjørende. 

For at kommunikasjonen skal være i overenstemmelse med regelverket er det spesielt viktig å vite når man kan snakke sammen. Før utlysning har begge parter frihet til å forme prosessen. Etter utlysning er anskaffelsen for det meste låst. Vårt tips er derfor å benytte mulighetsrommet forut for utlysning. 

Myte 3: Det offentlige vil bare ha utprøvde løsninger på dagens problemer

Myte 4: Offentlige innkjøpere kan ikke være innovative

En annen grunn til at det er sentralt med dialog, er behovet for innovasjon i offentlig sektor. Myte 3 og 4 dreier seg om det, og regelverket hindrer på ingen måte innovative innkjøp.

Samfunnsmessig er innovasjon klart ønskelig. I situasjoner hvor det offentlige har utfordringer eller muligheter som det ikke finnes en løsning på i dagens marked, kan tilpassede anskaffelsesprosesser benyttes for å få det til. 

Et lokalt eksempel er Prodtex AS sine kjøretøyssperrer til det nye Regjeringskvartalet. Statsbygg stilte spørsmål til om det fantes bedre løsninger enn de som var tilgjengelig i dagens marked. En innovativ anskaffelse, innovasjonspartnerskap, ble satt i gang, og svaret var ja. Det endte med at Prodtex AS vant kontrakten om å levere 57 sperrer til det nye kvartalet. 

Ettersom det finnes flere måter for det offentlige å velge innovasjon, både gjennom innovative anskaffelser og innovasjonsvennlige anskaffelser kan myte 3 og 4 avkreftes.

Myte 5: Offentlige anskaffelser gir ikke rom for startups 

I forlengelsen av dette med innovasjon, så vi nærmere på mulighetsrommet for at oppstartsselskaper både deltar og vinner i anskaffelsesprosesser. Her har vi én god og én dårlig nyhet. 

Den dårlige nyheten: I 2020 ble det lansert et program for innovative anskaffelsesprosesser spesialtilpasset oppstartsselskaper kalt StartOff. I statsbudsjettet for 2024 besluttet imidlertid regjeringen å avvikle ordningen.  

Det er synd for StartOff bar mange frukter. Blant annet hadde NAV en innsparing på 40 MNOK i prosjektet «rekruttering av brukertestere», og rekrutteringsprosessen ble samtidig kuttet fra to uker til 48 timer. 

Den gode nyheten: Det positive er at denne innovative anskaffelsesmetodikken fortsatt kan benyttes. Gjennom et smidig utviklingsløp over 6 måneder, kan offentlige oppdragsgivere få utviklet en minimumsløsning i samarbeid med en innovativ leverandør. Dette samtidig som at leverandøren blir kompensert og at eierskapet av rettighetene til det som blir utviklet får klare rammer. 

Myte 6: Alle innkjøp må på anbud

Og så kan startups og andre komme på banen ved mindre anskaffelser, for her er spillerommet enda større. Innkjøp under 100 000 kroner er unntatt regelverket og i anskaffelsesutvalgets første delutredning (NOU 2023: 26 av den 10. november 2023) er grensen foreslått hevet til 300 000 kroner.

Veldig mange mindre innkjøp kan derfor gjennomføres direkte, noe som gir gode muligheter for lokale aktører. I tillegg er innkjøp under 1,3 millioner kroner ikke kunngjøringspliktige, og rapporter viser at dette gjelder over 60 % av alle anskaffelser. De fleste mindre anskaffelser inngås dermed direkte med én leverandør, eller ved at det sendes ut tilbudsforespørsel til rundt tre leverandører i markedet. 

Myte 7: Det er for tidkrevende å besvare anbud 

Når det gjelder de større innkjøpene, så er det erfaringsmessig vanskelig å være direkte uenig i myte 7. Det er tidkrevende å besvare anbud, i hvert fall om en skal skrive et vinnertilbud (som jo er målet). 

Ettersom hver anskaffelse er unik, finnes ingen universell mal. Derfor vil det være viktig for deg som vil levere tilbud å bruke tid på å sette deg godt inn i oppdragsgiverens behov, svare på det som blir etterspurt, og fremheve hva som skiller ditt tilbud fra konkurrentenes.

Uavhengig av utfallet, gir slike prosesser verdifull erfaring i å kommunisere bedriftens markedsposisjon. I tillegg kan en be om innsyn i andre tilbud, og skaffe seg verdifull informasjon.

Sett i lys av at det offentlige markedet kan være mer stabilt ved konjunktursvingninger og at offentlige kunder gjerne fremstår som et kvalitetsstempel, kan det være verdt et forsøk. I beste fall vinner man.

Myte 8: Det offentlige er alltid ute etter det billigste tilbudet

Myte 9: Selv om vi er best vinner vi ikke

Myte 10: Det å satse på miljø lønner seg ikke

Flere av mytene vi har plukket opp går på dette med valg av vinnenende tilbud. Det er ingen hemmelighet at ambisjonsnivået for nyskaping, kvalitet og bærekraft styres av lommeboka. Derfor kan det være noe sannhet i at man – tross å være best – ikke går ut som seirende i konkurransen. Tidligere har rene priskonkurranser kunne stått i veien for at tilbydere av kvalitetsvarer vinner, og dersom man er opptatt av kvalitet kan man føle at det offentlige velger billig fremfor bra. 

Hvordan kan det i så fall ha skjedd? Kanskje ble det lagt vekt på kvalitet, men nivået på kriteriet var stilt for lavt slik at alle fikk toppscore. Kanskje fikk leverandørmarkedet ikke muligheten til å komme med viktige innspill til innholdet i kvalitetskriteriet, eller kanskje brukte de ikke mulighetsrommet de ble gitt. Heldigvis går trenden i retning av gradvis færre rene priskonkurranser. Og der pris blir eneste kriterium stilles det nå tydeligere krav til kvalitet, samt til rutiner for å ivareta klima og miljø.

Fra og med den første januar i år ble det innført en ny hovedregel om at det skal legges minimum 30 % vekt på klima og miljø i tildelingen av større anskaffelser. Og nå må oppdragsgiveren oftere vektlegge miljø i tildelingen enn tidligere. Fokus på miljø viser seg å bli en konkurransefordel. 

Oppsummeringsvis ser vi at pris fremdeles er et moment i alle anskaffelser, men trenden er at det offentlige i mye større grad er bevisst på verdien av godt balanserte tildelingskriterier. 

Til slutt, en oppfordring til dere som ønsker å ta del i offentlig sektors verdiskaping og vinne anbud – synliggjør at deres bedrift er en aktør som gjerne selger til det offentlige. For offentlige anskaffelser omfatter alt fra doruller til jagerfly, og deriblant en rekke varer og tjenester nettopp fra næringslivet i Møre og Romsdal. 

Innholdet i denne artikkelen er skrevet av:

Silje Bruun Teigen

LinkedIn

Even Arvik Langseth

LinkedIn