Hvordan levere vinnertilbudet i offentlige anskaffelser

I dette nyhetsbrevet flytter vi fokuset over til det praktiske arbeidet med innlevering av tilbud. Her er 10 enkle tips til hvordan dere kan vinne frem i anbudsprosesser og sikre virksomheten flere kontrakter.

1) Kjenn regelverket godt nok til å bruke det

Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter setter rammene for hele prosessen. Her bør dere særlig kjenne til de bærende prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Dette hjelper dere med å identifisere og ivareta egne rettigheter, både der det oppstår uklarheter underveis i konkurransen og ved tildelingen.

2) Forstå hva oppdragsgiver egentlig trenger

Konkurransegrunnlaget forteller dere hva oppdragsgiver skal og vil ha, men bak enhver utlysning ligger et mer sammensatt behov. Prøv å forstå dette reelle behovet. Et tilbud som treffer både oppstilte krav og samtidig ivaretar det reelle behovet, skiller seg ut fra et tilbud som kun krysser av punkter på en liste.

3) Still spørsmål

Avklaringer dere får før innlevering av tilbudet kan heve kvaliteten på tilbudet ditt betraktelig, spesielt der dere ser flere måter å svare på samme kriterium og er usikker på hvordan du skal innrette besvarelsen. Benytt adgangen til å stille spørsmål, men husk at spørsmål og svar publiseres til alle deltakere.

4) Forstå evalueringsmodellen, ikke bare tildelingskriteriene

De fleste leverandører leser tildelingskriteriene nøye, ettersom disse danner rammen for selve tildelingen. Flere av de "beste" leverandørene setter i tillegg opp egne matriser for å forstå hvordan den relative vektingen mellom kriterier og underkriterier vil slå ut i tildelingen. Å sette opp slike matriser eller simuleringer gir et godt verktøy for å rigge selve besvarelsen, og kan også være nyttig for å fordele ressursbruken mellom de ulike delene av tilbudet.

5) Pris taktisk (innenfor lovens rammer)

Se dette i sammenheng med forrige punkt. Pris er sjelden det eneste kriteriet, men det er alltid med i evalueringen. For å vinne må man ikke nødvendigvis by lavest mulig, man må by riktig i forhold til evalueringsmodellen. Se på evalueringsmodellen, og ha i tankene hva konkurrentene sannsynligvis vil by. Dersom du står mellom å tilby et billig eller et mer miljøvennlig produkt, har oppdragsgiver ofte stor betalingsvilje for sistnevnte og vil belønne tilbudet som har tilbudt riktig kvalitet riktig sett opp mot kriteriene.

6) Unngå adjektiv-fellen i kvalitetsbeskrivelsene

Et svært vanlig problem er at leverandøren skriver om seg selv i stedet for å dokumentere verdi for oppdragsgiver. Floskler som "vi er et kompetent og engasjert team med lang erfaring" gir ikke poeng. Det gjør derimot konkrete forpliktelser, målbare resultater og spesifikke beskrivelser av hvordan dere vil løse det konkrete oppdraget. Skriv derfor om konkret merverdi i det spesifikke oppdraget, vis hva dere faktisk vil forplikte dere til, og få frem hvilken effekt det gir for oppdragsgiver.

7) Følg særlig med på rammeavtaler

For mange av dere er det spesielt viktig å følge med på rammeavtaler. Disse fornyes regelmessig, og flere av dem er innrettet slik at flere kvalifiseres til å levere på hele eller deler av oppdraget. Mange oppdragsgivere gjennomfører avrop gjennom såkalte «minikonkurranser», og for å få tilgang til disse må man være kvalifisert som leverandør i rammeavtalen. Siden rammeavtaler i stor grad dekker behovet for de samme varene og/eller tjenestene over tid, kan dere planlegge utformingen av tilbud i god tid mellom hver utlysning.

Dersom dere ikke dekker alle kravene alene, kan det også være aktuelt å gå inn i et samarbeid med andre leverandører for å levere et samlet tilbud, eventuelt ved bruk av underleverandører. Dette kan også øke vinnersjansene betraktelig, da dere kan dra på styrker fra flere hold.

8) Etterspør innsyn og bygg en kultur for læring

Dersom ditt selskap ikke vinner, har dere rett til innsyn i oppdragsgivers evalueringsprotokoll og i andre leverandørers tilbud, med de begrensningene som følger av oppdragsgivers taushetsplikt. Benytt denne retten aktivt, da innsyn gir et godt grunnlag for å forstå konkret hva som skilte ditt tilbud fra vinnerens. De fleste oppdragsgivere er i tillegg positive til å forklare evalueringsprosessen nærmere, og kan si seg villig til å stille til møte i etterkant av tildelingen for å begrunne sitt valg.

De beste leverandørene behandler hvert tilbud som et læringsprosjekt. De evaluerer både tapte og vunnede kontrakter systematisk, dokumenterer hva som fungerte og hva som ikke fungerte, og bruker denne kunnskapen aktivt i neste runde. De lager malverk og bygger en intern kunnskapsbase. Over tid er det dette som skaper leverandører som vinner jevnlig.

9) Vær forsiktig med å ta inn forbehold

Når du inntar et forbehold i tilbudet, setter du tilbudet i fare for å bli avvist. Aktiv bruk av muligheten til å stille spørsmål og få avklaringer er langt tryggere enn å ta forbehold. Det å prise inn usikkerhetsmomenter er også et mulig grep for å slippe å ta forbehold. Det aller beste grepet dere kan gjøre for å unngå problemstillingen, er å komme med innspill før utlysning slik at oppdragsgiver vet hva som er mulig og umulig for dere å levere. De fleste oppdragsgivere vil gjøre rasjonelle justeringer som sikrer økt konkurranse, og tilpasser konkurransegrunnlaget deretter.

10) Pass på frister og bruk CPV-koder for å fange opp anbud

Til sist må vi minne om at anskaffelsesprosessen er lineær, og at konsekvensene av en oversittet frist som regel betyr at man taper muligheten til å delta. Dersom dere ser at en frist blir for knapp, kan dere flagge dette og be om utvidet frist. Husk at en forlenget frist kommer alle leverandørene til gode, og som regel kan en unngå å havne i denne situasjonen ved å fange opp anbudet tidlig nok. For å fange opp anbud, abonnerer mange på relevante CPV-koder. Varslingstjenester hos Doffin, Mercell og andre plattformer bruker disse kodene til å gi automatiske varsler.

Avslutningsvis,er vår oppfordring som følger: Den eneste måten å gå seirende ut av en anbudsprosess, er å delta.