Tips og råd om utarbeidelse av tilbud. - Hvordan øke vinnersjansene?

Etter en utfordrende periode vil norske myndigheter ha hjulene i gang igjen, og de har varslet at offentlig sektor kommer til å utlyse flere kontrakter enn vanlig i tiden fremover. For mange leverandører er disse oppdragene viktigere enn noensinne, og konkurransen desto tøffere. Det er vår erfaring at mange tilbud kan bli betydelig bedre kun hjelp av små grep.

I denne artikkelen belyser vi hvordan du som leverandør kan sette inn støtet der dette gir best uttelling - og dermed størst mulighet for å dra kontrakten i havn. 

Del 1 – Forberedelser  

Overvåke markedet 

Som i alle andre konkurranser, er oppvarming alfa og omega. Som leverandør til det offentlige må din bedrift ha en tydelig strategi. Hvilke avtaler passer deres profil? Hvilke konkurranser skal dere delta i, og hvilke er det ikke hensiktsmessig å bruke tid og ressurser på? 

Når en har bestemt seg for å delta, er det viktig å opparbeide gode rutiner for å fange opp relevante anbudskonkurranser.

Eksempelvis tilbyr både systemene Visma og Mercell varslingstjenester, som gjør jobben med å finne konkurransene langt enklere. Andre kanaler er selvfølgelig Doffin og TED, men også oppdragsgivers nettside og lokale media. 

Det er videre fullt mulig å ta en telefon til oppdragsgiver og undersøke hvilke planer oppdragiver har for fremtidige anskaffelseskonkurranser. Når det gjelder konkurranser under den såkalte terskelverdien på 1,3 MNOK, kan det at oppdragiver kjenner til akkurat din virksomhet, være avgjørende for at du blir invitert med i konkurransen. 

Analysere konkurransen 

Det neste steget er å analysere konkurransen. Gjør deg godt kjent med oppdragsgivers behov og legg en plan. Som leverandør må du oppfylle formålet med kontrakten. Studer derfor oppdraget nøye. Lag en liste over krav som må oppfylles og frister som må holdes.

Dersom noe er uklart, har dere mulighet til å stille spørsmål til oppdragsgiver.  Dette bør ideelt sett gjøres i god tid før tilbudsfristens utløp. Vær også oppmerksom på at alle spørsmål (i anonymisert form) og svar blir formidlet til samtlige interessenter.

I analysen er det også viktig å tenke nøye gjennom hva oppdragsgiver egentlig er ute etter.  Kan du tenke deg underliggende behov som ikke er helt konkret beskrevet i dokumentene? 

Et godt tilbud krever ressurser og ikke minst tid. Så vær kritisk når dere leser konkurransegrunnlaget, er dette noe dere har en realistisk sjanse til å vinne? Husk også at dersom du leverer tilbud, så er dette juridisk bindende. Det kan kanskje være fristende å overdrive kompetanse eller mulighet til å levere for å vinne, men dere må stå ved det som er lovet dersom dere får kontrakten.

Del 2 – Kvalifikasjonsfasen

Kvalifikasjonsfasen retter seg utelukkende mot leverandørene, og det er i denne fasen det avgjøres om en leverandør er «god nok» til å være med i konkurransen. Dersom kravene ikke er oppfylt, har oppdragsgiver ikke noe valg, men plikter å avvise leverandøren fra konkurransen. 

Formålet med kvalifikasjonskrav er å sikre at den som får kontrakten har de nødvendige musklene, både økonomisk og faglig, til å kunne gjennomføre kontrakten. Kvalifikasjonskrav knytter seg som regel til økonomisk og finansiell kapasitet, samt tekniske og faglige kvalifikasjoner. 

Ofte er imidlertid kvalifikasjonskravene relativt vagt formulert, og det kan være vanskelig å forstå hvor terskelen ligger.  For å klargjøre det nærmere innholdet i kvalifikasjonskravene, vil vi anbefale å finlese de tilhørende dokumentasjonskravene, som ofte gir en tydeligere pekepinn på hva som egentlig kreves. 

Husk å også levere fullstendig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Selv om oppdragsgiver har en rett til å be om ettersendelse/avklaringer av denne type dokumentasjon, har oppdragsgiver i de fleste situasjoner ikke plikt til dette. Dermed er dette ikke verdt å ta sjansen på. 

Del 3 – Tilbudsfasen 

Avvisning 

Etter at du som leverandør er funnet kvalifisert til å delta i konkurransen, blir tilbudet deres vurdert. Første bud i denne fasen er da å unngå at tilbudet avvises. 

Det finnes regler som både gir oppdragsgiver plikt til avvising av tilbud, og regler som gir oppdragsgiver rett til dette.

I denne fasen er det særlig viktig å være oppmerksom på at avvik fra anskaffelsesdokumentene gir risiko for avvisning. Og dersom det er tale om et såkalt «vesentlig» avvik, plikter oppdragsgiver å avvise tilbudet. Hva som er et vesentlig avvik beror på en konkret vurdering. Det er viktig å merke seg at dersom det. er tale om avvik fra et minstekrav, så vil dette nesten automatisk anses for å være vesentlig. 

Et eksempel på hvor lite som skal til før avvik fra minstekrav gir avvisningsplikt, er KOFAs avgjørelse i sak nr. 2017/186. Her hadde oppdragsgiver bedt om tilbud på datamaskiner, med krav om at skjermen måtte være 24 tommer. Klager i saken hadde tilbudt skjerm på 23,8 tommer og ble avvist. Han fikk ikke medhold i at avvisningen var feil. Dette fordi KOFA kom til at kravet måtte forstås som et minstekrav, og det spilte da ingen rolle at avviket bare var 0,2 tommer.  

Oppfyllelse av tildelingskriterier 

Såfremt tilbudet går klar av avvisningsreglene, så er man kommet til det avgjørende punktet i konkurransen, nemlig tildelingsevalueringen. Det er her slaget står om hvilket tilbud som skal tildeles kontrakten. 

Ved utarbeidelsen av tilbudene er det viktig å ha i bakhodet at oppdragsgiver er bundet av tildelingskriteriene som er angitt. Oppdragsgiver kan dermed ikke premiere andre forhold enn det som omfattes av disse. Det vil si at dersom pris er det eneste tildelingskriteriet, vil dere eksempelvis ikke kunne belønnes for å tilby bedre kvalitet enn de andre tilbyderne.  

For å oppnå mest mulig poeng må tilbyderne bevisst innrette sine tilbud etter hvilken prioritering oppdragsgiver har gitt de ulike kravene. Mye kan sies om poengberegningsmodeller, og det kan være vanskelig å forutse hvor mye en prisforskjell faktisk utgjør i poeng. Dette går vi ikke nærmere inn på her, utover å påpeke at en poengberegningsmodell uansett skal være egnet til å premiere relevante forskjeller i et tilbud. 

Det er også viktig å optimalisere tilbudet mest mulig, husk derfor på følgende: 

• Tilbudet skal være lett å lese, det skal se oversiktlig og «bra ut».
• Oppdragsgiver skal raskt finne frem til det de ønsker å lese: Bruk korte avsnitt og korte setninger.
• Det er leverandøren som har risiko for uklarheter i sitt tilbud. - Unngå derfor ord som er egnet til å medføre tvil om hva som egentlig blir tilbudt, som f.eks. «hvis», «kanskje», «litt» og «delvis».
• Dersom din bedrift ofte leverer tilbud, utarbeid maler. Dette vil spare selskapet for tid og ressurser hver gang tilbud skal inngis.

Del 4 - Om en likevel taper konkurransen – hva nå? 

Om det ikke skulle gå deres vei, er det likevel flere muligheter. 

Etter tildeling, vil man som regel ha kort tid på seg til å handle før kontrakt inngås. Dere bør umiddelbart få klarlagt faktum best mulig, noe som gjøres ved å be om utvidet begrunnelse og innsyn i andres tilbud. Ta videre en prat med din juridiske rådgiver eller bransjeforening. – Bør du klage?

Og hva vil man i tilfelle forsøke å oppnå med en klage? Er det å få tildelt kontrakten eller å få erstatning for feilen som er begått? Her er karensfristen sentral – før denne er ute har oppdragsgiver ikke lov å inngå kontrakt med valgte leverandør, og tildelingen kan fremdeles omgjøres. Etter at kontrakt først er inngått, vil det imidlertid kun være erstatning som er aktuelt. 

Dersom klagen ikke tas til følge av oppdragsgiver, er spørsmålet om man vil gå videre med saken, enten for domstolene eller KOFA. Det finnes her flere ulike spor å følge, avhengig av om dere ønsker å stanse kontraktsinngåelsen eller å kreve erstatning. 

Ta kontakt med oss om du trenger råd ved utformingen av tilbud, underveis i prosessen eller etter en tildeling.

---

ADVISO bistår jevnlig i saker hvor dette temaet er aktuelt. Ta gjerne kontakt med våre advokater ved spørsmål.