Første rapportering etter åpenhetsloven: ofte stilte spørsmål

I tidligere artikler har vi gått igjennom åpenhetsloven som trådte i kraft juli 2022. Loven har som formål å fremme selskapers respekt for menneskeheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre åpenhet rundt disse forholdene.

Som følge av loven skal nå nærmere 9000 norske bedrifter redegjøre for hvordan de håndterer menneskerettigheter og arbeidsforhold i sin bedrift og leverandørkjede innen 30. juni i år.  Redegjørelsen skal ta utgangspunktet i aktsomhetsvurderingene selskapene er pålagt å følge, se nærmere om dette her. 

ADVISO har bistått flere bedrifter med å utforme retningslinjer for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og oppfyllelse av åpenhetsloven. Nå går vi over i den neste fasen og nedenfor har vi derfor svart på noen av de vanligste spørsmålene knyttet til utformingen av redegjørelsen som skal publiseres. 

Hva må redegjørelsen inneholde?

Selve loven oppstiller en rekke minimumskrav for hva redegjørelsen faktisk må inneholde, men selskapene kan velge å publisere mer utfyllende informasjon og har stor fleksibilitet utover lovens minimumskrav. En grundig redegjørelse kan være en fordel for selskapet fordi det forenkler og effektiviserer arbeid med informasjonskrav som selskapene er pålagt å besvare (se nærmere om dette her), samt at det kan bidra til å styrke selskapets omdømme overfor kunder, potensielle arbeidstakere og i en konkurransesituasjon. 

Innledningsvis i redegjørelsen skal det beskrives hvordan selskapet/konsernet er organisert, hvilke produkter som tilbys og hvilke markeder selskapet opererer i. Det skal også redegjøres for de interne retningslinjer og hvilke rutiner selskapet har knyttet til menneskerettigheter og arbeidsforhold, samt varslings- og klagemekanismer.

Videre skal selskapet redegjøre for negative forhold som er avdekket og potensielle risikoer selskapet har vurdert gjennom sine aktsomhetsvurderinger. Det er imidlertid tilstrekkelig å opplyse om faktiske forhold som ble oppdaget, samt vesentlige risikoer, det er ikke nødvendig å navngi hvilken leverandør det er tale om. Som faktiske avdekte forhold regnes eksempelvis at en leverandør konsekvent lønner kvinner lavere enn menn eller at den generelle lønnen hos leverandøren er så lav at det ikke er mulig å leve av den. Hva som er en «vesentlig risiko» må vurderes i det enkelte tilfellet og kan variere fra bedrift til bedrift. Det kan i denne forbindelse også lønne seg å opplyse om hvordan ulike risikoer er prioritert og hvilke kriterier som er benyttet, uten at dette er et krav etter loven. 

Avslutningsvis må redegjørelsen også beskrive hvilke tiltak dere som selskap har iverksatt for å stanse forhold som er avdekt eller for å minimere risikoer. Dette kan for eksempel være opprettelse av nye systemer for varsling, dialog med leverandører eller lignende. Selskapet må da også beskrive hvilke resultater tiltakene har gitt, eventuelt hva man forventer å oppnå.  

Kan jeg henvise til andre selskapers aktsomhetsvurderinger?

Dersom dine underleverandører er omfattet av åpenhetsloven, er det mulig å henvise til deres redegjørelse av sin leverandørkjede. Du er imidlertid selv ansvarlig for å vurdere om underleverandørens redegjørelse er tilstrekkelig god, og henvisningen må være så presis at underleverandørens redegjørelse er mulig å finne. 

Vi anbefaler å ha en dialog med underleverandører i god tid før fristen for å sikre at dere har nødvendig informasjon innen fristen.

Hva kan jeg holde utenfor redegjørelsen?

Selskaper kan naturligvis ha gode grunner for å unnta visse former for informasjon fra redegjørelsen og det er ikke alt en ønsker å dele med offentligheten. Derfor har selskaper også anledning til å unnta informasjon knyttet til noens personlige forhold og forretningshemmeligheter. Likevel slik at informasjon om avdekte forhold ikke kan unntas av denne grunn. Informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet av åndsverkloven kan også unntas. 

Mange selskaper er særlig opptatt av om de må utgi navn på leverandører eller forretningspartnere. I utgangspunktet er det ikke en plikt om dette og det vil ofte være tilstrekkelig å beskrive hvilke utfordringer man har funnet, uten å navngi leverandører. Forbrukertilsynet skriver imidlertid at det kreves et visst detaljnivå for å anse opplysningene som tilstrekkelig, eksempelvis info om bransje eller region.

Kan jeg utforme en felles redegjørelse for konsernet?

Et annet spørsmål vi ofte mottar knytter seg til rapportering innenfor en konsernstruktur. Åpenhetsloven er utformet slik at morselskapet er omfattet dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet. Samtidig vil et datterselskap kunne være forpliktet på selvstendig grunnlag om det oppfyller vilkårene isolert sett. 

Det er mulig å utforme en felles redegjørelse for hele konsernet, men denne må da publiseres på nettsiden til alle datterselskap som er omfattet av åpenhetsloven. Det må også fremgå av redegjørelsen hvilke forhold som er felles for alle deler av konsernet og hvilke som knytter seg til spesifikke selskap. Et alternativ vil være å publisere redegjørelser for de enkelte selskapene, som morselskapet kan vise til. Hva som passer for best for det enkelte selskap vil avhenge av struktur og type aktivitet og hvilke selskap som rent faktisk har en nettside. 

Ønsker ditt selskap hjelp med å gjennomføre åpenhetslovens krav internt? ADVISO kan bistå både med rådgivning og utforming av retningslinjer, etiske retningslinjer, kontrakter ol, samt konkrete råd knyttet til utforming at redegjørelse.

Innholdet i denne artikkelen er skrevet av:

Karina Kviebakk Mauren

LinkedIn

Oda Ørmen Vinjevoll

LinkedIn